POLITICA STRAUSS ROMANIA S.R.L.

PRIVIND AVERTIZORII DE INTEGRITATE

-decembrie 2023-

1. Dispozitii generale

Prezentul document (“Politica”) a fost elaborata in considerarea Legii 361/2022 privind protectia avertizorilor in interes public si reglementeaza procedura de primire, analiza, gestionare si rezolvare a raportarilor formulate de avertizorii in interes public, inclusiv raportarile anonime, ce au ca obiect fapte de incalcare a legii in cadrul Strauss Romania S.R.L. (“Compania”).

Compania impreuna cu Grupul încurajeaza raportarile privind încalcari si nerespectari ale legii, ceea ce va contribui la investigarea si încetarea, daca este cazul, a comportamentului care nu este în concordanta c legilor aplicabile Companiei. În plus, o cultura organizationala care încurajeaza raportarea va spori simtul responsabilitatii a angajatilor si a reprezentantilor si va asigura ca aducerea la lumina a încalcarilor prevederilor legale nu va fi daunatoare pentru persoana care le raporteaza.

1. Aplicabilitatea Politicii

Prezenta Politica este aplicabila:

1. Angajatilor Companiei si reprezentantilor Companiei, indiferent de tipul de contract individual de munca si functia ocupata;
2. Persoanelor care desfasoara o activitate independenta si au contracte de colaborare cu Compania;
3. Asociatilor, persoanelor care fac parte din conducerea Companiei;
4. Oricarei persoane care lucreaza sub supravegherea si conducerea contractantilor, subcontractantilor si a furnizorilor Companiei;
5. Persoanelor ale caror raporturi de munca nu au inceput inca si care efectueaza raportari prin intermediul canalelor de raportare interne sau externe sau divulga public informatii privind  încalcari ale legii obtinute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale sau în cazul în care raportul de munca sau raportul de serviciu a încetat;
6. Persoanelor care raporteaza sau dezvaluie public informatii priving incalcari ale legii in mod anonim.

Compania isi rezerva dreptul de a actualiza si modifica aceasta Politica si va fi adusa la cunostinta persoanelor interesate si publicata in acelasi mod.

1. Definitii

• “Grupul” – Strauss Group Ltd. si filialele si companiile afiliate ale acesteia;

• “Companie” – Strauss Romania S.R.L.;

1. Informatii referitoare la încalcari ale legii – informatii, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încalcari efective sau potentiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile sa se produca în cadrul autoritatilor, institutiilor publice sau în cadrul altor persoane juridice de drept public, precum si în cadrul persoanelor juridice de drept privat, în care lucreaza sau a lucrat avertizorul în interes public sau cu care acesta este sau a fost în contact prin intermediul activitatii sale, precum si informatiile cu privire la încercari de a ascunde astfel de încalcari;

• Fapte de incalcare ale legii – orice actiune sau inactiune care intra sub incidenta legislatiei prevazute in anexa 1 si 2 din Legea 361/2022;

• Raportare interna – comunicarea orala sau scrisa de informatii referitoare la încalcari ale legii din cadrul unei autoritati, institutii publice, persoane juridice de drept public, precum si din cadrul persoanelor juridice de drept privat. Raportarea interna se realizeaza prin mijloacele puse la dispozitie de autoritatile, institutiile publice, persoanele juridice de drept public, precum si de persoanele juridice de drept privat pentru efectuarea de raportari privind încalcari ale legii, acestea constituind canalele interne de raportare;

• Raportare externa – comunicarea orala sau scrisa de informatii referitoare la încalcari ale legii realizata prin canalele externe de raportare reprezentate de autoritatile competente sa primeasca raportari privind încalcari ale legii reprezinta: a)autoritatile si institutiile publice care, potrivit dispozitiilor legale speciale, primesc si solutioneaza raportari referitoare la încalcari ale legii, în domeniul lor de competenta; b)Agentia Nationala de Integritate, denumita în continuare Agentia; c)alte autoritati si institutii publice carora Agentia le transmite raportarile spre competenta solutionare;

1. ANI – Agentia Nationala de Integritate;

• Divulgare publica – punerea la dispozitie, în orice mod, în spatiul public a informatiilor referitoare la încalcari ale legii;

• Context profesional – activitati profesionale, actuale sau anterioare, de orice natura, remunerate sau nu, desfasurate in Companie, în baza carora persoanele pot obtine informatii referitoare la încalcari ale legii si pot suferi represalii în caz de raportare a acestora;

1. Avertizor în interes public sau Avertizor – persoana fizica care efectueaza o raportare sau divulga public informatii referitoare la încalcari ale legii, obtinute în context profesional;

• Persoana vizata prin raportare – persoana fizica sau juridica mentionata în raportare sau în divulgarea publica drept persoana careia i se atribuie încalcarea legii sau cu care persoana respectiva este asociata;

• Represalii – orice actiune sau omisiune, directa sau indirecta, aparuta într-un context profesional, care este determinata de raportarea interna sau externa ori de divulgarea publica si care provoaca sau poate provoca prejudicii avertizorului în interes public.

1. Actiuni subsecvente – orice actiune întreprinsa de catre destinatarul unei raportari interne sau de catre autoritatea competenta în vederea solutionarii raportarii si, acolo unde este cazul, a remedierii încalcarii raportate;

1. Informarea – transmiterea catre avertizorul în interes public a unor informatii referitoare la actiunile subsecvente si la motivele unor astfel de actiuni;

• Persoana desemnata (Ofiterul de Integritate)- responsabilul cu atributiile privind primirea, inregistrarea, examinarea, efectuarea de actiuni subsecvente si solutionarea raportarilor, care actioneaza cu impartialitate si este independent in exercitarea acestor atributii, numit la nivelul Companiei;

• Dezvaluirea – dezvaluirea de informatii sau depunerea unei plangeri de catre un avertizor cu privire la o presupusa încalcare a Codului de etica al Companiei si/sau a legilor la care este supusa Compania, sau a oricarei alte prevederi aplicabile Companiei, catre orice ofiter sau manager al Companiei sau catre orice alta persoana care este autorizata sa investigheze si/sau sa conduca la încetarea încalcarii;

• Buna-credinta – Dezvaluirea cu convingerea rezonabila ca dezvaluirea este necesara pentru remedierea unei încalcari, cu conditia ca dezvaluirea sa contina informatii fiabile care sunt dupa cunostintele angajatului, nu este facuta în scopul obtinerii unui castig personal sau pentru a atinge un obiectiv care promoveaza interesele denuntatorului, în mod deschis sau ascuns;

• Încalcare sau incalcari – cazuri sau comportamente care nu sunt în conformitate cu principiile grupului Codul de etica al grupului si/sau cu prevederile legale;

1. Modalitate

• Hartuirea avertizorului de integritate constituie o încalcare grava a politicilor Companiei si poate duce la luarea de masuri disciplinare interne împotriva hartuitorului, inclusiv încetarea contractului de munca al acestuia cu Compania.
  • Compania va trata în mod echitabil avertizorul de integritate, va aloca resurse adecvate pentru a investiga informatiile pe care acesta le-a dezvaluit si va efectua o ancheta eficienta si in cel mai scurt timp, tinand cont de natura informatiilor, complexitatea acestora si aspectele implicate în investigatie.
  • Este strict interzisa orice forma de represalii împotriva avertizorilor de integritate publica, amenintari cu represalii sau tentative de represalii, în special cele care privesc:
• orice suspendare a contractului individual de munca sau a raportului de munca;
• concedierea sau demiterea din functia publica;
• modificarea contractului de munca sau a raportului de munca;
• reducerea salariului si modificarea programului de lucru;
• retrogradarea sau împiedicarea promovarii în munca sau în serviciul public si dezvoltarea profesionala, inclusiv prin evaluarea negativa a performantelor profesionale individuale, inclusiv a functionarilor publici, sau prin recomandari negative privind performantele profesionale;
• aplicarea oricarei alte sanctiuni disciplinare;
• constrangerea, intimidarea, hartuirea;
• discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau tratamentul inechitabil;
• refuzul de a transforma un contract de munca pe durata determinata într-un contract de munca pe durata nedeterminata, în cazul în care lucratorul avea o asteptare legitima ca i se va oferi un post permanent;
• refuzul de a reînnoi un contract de munca pe durata determinata sau încetarea anticipata a unui astfel de contract;
• cauzarea de prejudicii, inclusiv prejudicii aduse reputatiei persoanei în cauza, în special pe platformele de socializare, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii de oportunitati de afaceri si a pierderii de venituri;
• includerea pe o lista negativa sau într-o baza de date negativa, pe baza unui acord sectorial sau industrial formal sau informal, care poate implica faptul ca persoana în cauza nu va gasi un loc de munca în sectorul sau industria respectiva în viitor;
• rezilierea unilaterala extrajudiciara a unui contract de bunuri sau servicii fara ca conditiile pentru o astfel de reziliere sa fie îndeplinite;
• anularea unei licente sau a unui permis;
• o cerere de evaluare psihiatrica sau medicala.

• Procedura de gestionare a raportarilor

• Persoanele care, intr-un context profesional, dobandesc date si informatii cu privire la existenta unor fapte de incalcare a legii efectuate de catre persoane ce se afla in relatii profesionale cu Compania sau au motive sa creada ca se vor produce in mod iminent astfel de fapte, sunt incurajate sa efectueze o raportare.
  • În urma primirii informatiilor, destinatarul va înregistra informatiile pastrand confidentialitatea informatiilor si a identitatii avertizorului de integritate.

• Raportarea Interna

Compania pune la dispozitia avertizorilor canale interne de raportare prin intermediul carora acestia vor putea efectua Raportari,  dupa cum este exemplificat mai jos.

Raportarile interne pot fi efectuate fie in limba romana, fie in limba engleza, prin utilizarea urmatoarelor canale de raportare:

1. In scris, 24/7, prin utilizarea platformei online de raportare: https://report.whistleb.com/strauss;
2. In scris, la adresa de email a Ofiterului de Integritate al Strauss Romania: Mirela Niculae (mirela.niculae@strauss-group.ro)
3. Verbal, la numarul de telefon 0800-895317 dedicat pentru raportari tastand codul 785729. Discutia va fi inregistrata cu constimtamantul avertizorului, in caz contrar, avertizorul este indrumat sa se adreseze in scris prin canalul de comunicare de la lit. a.

Raportarea va cuprinde, cel putin, urmatoarele:

• Numele si prenumele;
• Datele de contact ale avertizorului;
• Contextul profesional in care au fost obtinute informatiile;
• Persoanele vizate prin raportare, daca sunt cunoscute;
• Descrierea faptei succeptibile sa constituie o incalcare a legii;
• Dovezile detinute;
• Data;
• Semnatura, dupa caz.

Prin exceptie, raportarea poate fi facuta în mod anonim. Prin urmare, raportarea care nu continua cu numele, prenumele, datele de contact sau semnatura avertizorului este luata în considerare si tratata în masura în care sunt incluse alte detalii care fac posibile actiuni ulterioare pentru solutionarea raportului.

Avertizorul va primi o confirmare de primire a raportarii în termen de 7 zile calendaristice de la depunerea acesteia pentru varianta de raportare de la art. 5.3. litera b. Pentru celelalte situatii (litera a. si c.) confirmarea de primire a raportarii se primeste pe loc.

Ofiterul de Integritate va solicita avertizorului sa completeze raportarea în termen de 15 zile, în caz contrar aceasta va fi închisa, daca:

1. Raportul nu contine elementele obligatorii prevazute în prezenta Politica, altele decat datele de identificare ale avertizorului;
2. Raportarea este anonima si nu contine suficiente informatii privind încalcari ale legii pentru a permite analiza si solutionarea Raportarii.

De asemenea, raportarea primita de la un avertizor care face o noua raportare cu acelasi subiect, fara a furniza informatii suplimentare care sa justifice o Actiune subsecventa diferita pentru care Compania a comunicat o informatie de solutionare, va fi închisa.

Avertizorul va primi actualizari periodice cu privire la stadiul Actiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmarii de primire precum si atunci cand au loc evolutii cu privire Actiunile subsecvente.

Ofiterul de Integritate va întocmi un raport privind finalizarea examinarii, care va include data primirii raportului, numele, prenumele si datele de contact ale avertizorului, daca este cazul, precum si subiectul raportarii, concluziile care pot include recomandari pentru eventuale masuri de protectie. Modalitatea de solutionare va fi comunicata avertizorului si organelor de conducere ale Companiei.

Raportarea unor informatii privind încalcari ale legii, cunoscand ca acestea sunt neadevarate, constituie contraventie si se pedepseste cu amenda de la 2.500 lei la 30.000 lei, daca fapta nu a fost savarsita în astfel de conditii încat sa fie considerata, potrivit legii, infractiune.

Avertizorii care considera ca sunt exercitate asupra lor represalii pot contesta actiunile Companiei la instanta de judecata de la domiciliul lor.

La cererea sa, avertizorul poate beneficia de asistenta juridica gratuita din partea Baroului asigurata de avocati de la locul unde îsi desfasoara activitatea profesionala în urmatoarele situatii:

1. în timpul procedurii disciplinare, în cazul în care o ancheta disciplinara are loc în termen de maximum 1 an de la data raportarii;
2. în vederea contestarii în fata instantelor de judecata a masurilor calificate drept represalii.

Ofiterul de integritate va raporta conducerii Companiei, situatia anuala a raportarilor inregistrate, fara a dezvalui informatii personale ale persoanelor implicate.

• Raportarea externa

Raportarea externa catre ANI se poate face doar prin urmatoarele modalitati:

1. Online, pe Platforma Avertizori https://avertizori.integritate.eu;
2. Prin e-mail la adresa avertizari@integritate.eu;
3. Telefonic, la numarul 0372.069.869 selectand tastele 1 (Selectare lb. romana), 0 (Acord înregistrare conversatie), 3 (Directia Avertizori în interes public). Conversatiile vor fi înregistrate automat;
4. Prin intermediul serviciilor postale la adresa ANI din Bulevardul Lascar Catargiu nr. 15, Cod postal 010661, Sector 1, Bucuresti – Romania – În atentia Directiei Avertizori în interes public;
5. Personal, prin prezenta la sediul ANI (cu programare prealabila efectuata la adresa de email avertizari@integritate.eu).

•  Prelucrarea datelor cu caracter personal

Compania, în calitate de operator de date cu caracter personal, în conformitate cu prevederile Legii nr. 361/2022 si ale Regulamentului general privind protectia datelor nr. 679/2016 (“GDPR”), va prelucra datele dumneavoastra cu caracter personal pentru a procesa în mod eficient Rapoartele dumneavoastra facute în cadrul acestei Politici.

În aceasta Sectiune, Compania doreste sa prezinte într-un mod cat mai transparent scopurile prelucrarii în temeiul prezentei Politici, cine sunt persoanele vizate si datele cu caracter personal prelucrate, destinatarii datelor cu caracter personal, transferul datelor în afara Spatiului Economic European, perioada în care vor fi stocate datele cu caracter personal, precum si drepturile pe care persoanele vizate le au în conformitate cu prevederile GDPR.

• Scopurile prelucrarii

Compania prelucreaza datele cu caracter personal ale avertizorului în scopul gestionarii si prelucrarii eficiente a Raportarilor primite, prelucrarea fiind necesara pentru îndeplinirea obligatiei legale ce revine Companiei în temeiul Legii nr. 361/2022 (art. 6, alin. 1).

În cazul în care decideti sa faceti Raportare verbala, prin intermediul liniei telefonice dedicate, Compania poate înregistra convorbirea pentru o documentare corespunzatoare, caz în care este necesar sa va exprimati consimtamantul în acest scop.

Persoane vizate si categorii de date prelucrate;

În cazul unei sesizari facute de una dintre persoanele mentionate în sectiunea 5.1 din prezenta Politica (“Persoana vizata”), Compania  va prelucra urmatoarele date cu caracter personal:

– Nume si prenume;

– Datele de contact ale avertizorului;

– Contextul profesional în care a fost obtinuta informatia;

– Persoanele vizate de raport, daca sunt cunoscute;

– Descrierea faptei susceptibile de a constitui o încalcare a legii;

– Probele detinute;

– Vocea persoanei vizate, în cazul în care raportarea se va face prin înregistrarea apelurilor;

– Semnatura;

– Orice alte date cu caracter personal care pot fi identificate în raportare (de exemplu, date extrase din descrierea contextului profesional în care au fost obtinute informatiile, descrierea faptei susceptibile de a constitui o încalcare a legii în cadrul societatii si/sau probe în sprijinul raportarii).

• Destinatarii datelor

Compania nu va comunica datele cu caracter personal prelucrate cu terti, cu exceptia autoritatilor si/sau societatea mama – Strauss Group LTD. Si/sau avocati/auditori, numai în scopul asigurarii conformitatii cu obligatiile legale.

• Transferul de date în afara Spatiului Economic European

Compania nu va transfera datele prelucrate în temeiul prezentei sectiuni în afara Spatiului Economic European (SEE), cu exceptia transferului catre Israel pentur care exista decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protectie. În scopul prelucrarii anumitor Rapoarte, Compania poate transfera unele date cu caracter personal catre Grup. In eventualitatea transferului de date in afara SEE, Compania garanteaza ca transferul are loc in conformitate cu prevederile legale aplicabile.

• Perioada de stocare

Vom stoca datele cu caracter personal pentru perioada impusa de legislatia aplicabila, adica 5 ani, cu exceptia cazului în care este necesara o perioada de pastrare mai lunga. La sfarsitul acestei perioade, Raportarile si datele cu caracter personal colectate pe baza acestora vor fi distruse, indiferent de suportul pe care sunt stocate.

• DREPTURILE DUMNEAVOASTRA

(a) Dreptul de acces: Puteti solicita informatii cu privire la datele cu caracter personal pe care le detinem despre dumneavoastra, inclusiv informatii despre categoriile de date pe care le detinem sau le controlam, la ce sunt utilizate, sursa din care le-am colectat, daca le-am obtinut indirect, si cui sunt divulgate, daca este cazul.

Va vom furniza o copie a datelor dvs. cu caracter personal la cerere. Daca solicitati mai multe copii ale datelor dvs. personale, este posibil sa va percepem o taxa rezonabila bazata pe costurile administrative.

b) Dreptul la rectificare: puteti obtine de la noi rectificarea datelor cu caracter personal pe care le prelucram despre dumneavoastra. Facem eforturi rezonabile pentru a pastra datele cu caracter personal pe care le detinem si care sunt utilizate în mod continuu exacte, complete, actualizate si relevante, pe baza celor mai recente informatii de care dispunem.

(c) Dreptul la restrictie: Puteti obtine de la noi restrictionarea prelucrarii datelor dvs. cu caracter personal daca: contestati exactitatea datelor dvs. cu caracter personal, pentru perioada de care avem nevoie pentru a verifica exactitatea, prelucrarea este ilegala daca solicitati restrictionarea prelucrarii în loc de stergerea datelor dvs. cu caracter personal, nu mai avem nevoie de datele dvs. cu caracter personal, dar le solicitati pentru constatarea, exercitarea sau apararea unor pretentii legale sau va opuneti prelucrarii în timp ce verificam daca prevaleaza motivele noastre justificate.

d) Dreptul la stergere: Aveti dreptul de a ne solicita sa stergem datele cu caracter personal pe care le prelucram despre dvs. Trebuie sa ne conformam acestei cereri daca prelucram datele dvs. cu caracter personal si daca datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, daca persoana vizata se opune prelucrarii din motive legate de situatia sa particular, daca Datele cu caracter personal au fost prelucrate în mod illegal, daca datele cu caracter personal trebuie sterse pentru a respecta o obligatie legala care îi revine operatorului. cu exceptia cazului în care datele sunt necesare: i. pentru exercitarea dreptului la libera exprimare si informare; ii. pentru a respecta o obligatie legala pe care o avem; iii. în scopuri de arhivare în interes public, stiintific sau istoric sau în scopuri statistice; sau iv. pentru constatarea, exercitarea sau apararea unor pretentii legale.

e) Dreptul la opozitie: Puteti sa va opuneti – în orice moment – prelucrarii datelor dvs. cu caracter personal din motive legate de situatia dvs. particulara, cu conditia ca prelucrarea sa nu se bazeze pe consimtamantul dvs., ci pe interesele noastre legitime sau pe cele ale unei terte parti. În acest caz, nu vom mai prelucra datele dvs. cu caracter personal, cu exceptia cazului în care (i) putem dovedi motive legitime si imperioase pentru prelucrare care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertatilor dvs. sau (ii) sau daca scopul este constatarea, exercitarea sau apararea unor pretentii legale. Daca va opuneti prelucrarii, va rugam sa precizati daca doriti, de asemenea, ca datele dvs. cu caracter personal sa fie sterse, în caz contrar, le vom restrictiona doar.

(f) Dreptul de a depune o plangere: Puteti depune o plangere la autoritatea de supraveghere a protectiei datelor cu caracter personal:

Nume:               Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.

Adresa: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania.

Telefon: +40.318.059.211

+40.318.059.212

Fax: +40.318.059.602

E-mail: anspdcp@dataprotection.ro

Va rugam sa retineti:

Perioada de timp: Vom încerca sa va îndeplinim cererea în termen de 30 de zile. Acest termen poate fi prelungit din motive specifice legate de dreptul legal specific pe care îl invocati sau de complexitatea cererii dumneavoastra. În orice caz, daca aceasta perioada este prelungita, va vom informa cu privire la perioada de prelungire si la motivele acesteia.

Restrictionarea accesului: În anumite situatii, este posibil sa nu va putem acorda acces la toate sau la o parte din datele dvs. personale din cauza unor restrictii legale. În cazul în care va refuzam cererea de acces, va vom informa cu privire la motivul refuzului.

Neidentificabilitatea: În anumite cazuri, este posibil sa nu putem identifica datele dvs. cu caracter personal din cauza identificatorilor pe care îi furnizati în cererea dvs. În astfel de cazuri, daca nu putem sa va identificam ca persoana vizata, este posibil sa nu va prelucram cererea în temeiul acestei sectiuni decat daca ne furnizati informatii suplimentare care sa ne permita sa va identificam. Va vom informa si va vom oferi posibilitatea de a ne furniza astfel de detalii suplimentare.

Exercitarea drepturilor dumneavoastra: Pentru a va exercita drepturile, va rugam sa ne contactati în scris (inclusiv în format electronic) la datele de contact furnizate în sectiunea de mai jos.

Securitate

Strauss este hotarata sa protejeze informatiile cu caracter personal împotriva pierderii, utilizarii abuzive, divulgarii, modificarii, accesului neautorizat si distrugerii si ia toate masurile rezonabile pentru a asigura confidentialitatea informatiilor cu caracter personal, inclusiv prin utilizarea unor masuri organizatorice si tehnice adecvate. Printre masurile organizatorice, luam în considerare controlul accesului fizic la sediul nostru, instruirea personalului si stocarea fisierelor fizice în dulapuri de arhiva închise cu cheie. Masurile tehnice includ accesul protejat prin parola la sistemele noastre si utilizarea de software antivirus.

ÎNTREBARI SAU RECLAMATII SUPLIMENTARE

Va rugam sa adresati întrebarile dvs. pe tema protectiei datelor si orice cerere de exercitare a drepturilor dvs. la urmatoarele informatii de contact:

EMAIL: protectiadatelor@strauss-group.ro

ADRESA POSTALA: Strada Nicolae Teclu nr. 51, Sector 3, Bucuresti, Romania

Vom investiga si vom încerca sa rezolvam orice astfel de plangere sau solicitare privind drepturile dumneavoastra.